Datenschutzerklärung für Wellmann-MediFrist
Stand: Oktober 2026
1. Datenschutz auf einen Blick
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch unserer Website, bei der Kontaktaufnahme mit Wellmann-MediFrist, im Rahmen einer Geschäftsbeziehung sowie bei der Nutzung des MediFrist-Kundenportals verarbeitet werden und zu welchen Zwecken dies geschieht.
2. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:
Jens Wellmann
Wellmann-MediFrist
Meisenweg 4b
40885 Ratingen
E-Mail: info@wellmann-medifrist.de
Telefon: +49 178 514 67 61
3. Hosting
Diese Website und das MediFrist-Kundenportal werden bei Hostinger gehostet.
Beim Aufruf unserer Website oder des Kundenportals können durch den Hosting-Anbieter technisch erforderliche Daten verarbeitet werden. Hierzu können insbesondere gehören:
IP-Adresse des zugreifenden Geräts
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
aufgerufene Seite oder Datei
Browsertyp und Browserversion
verwendetes Betriebssystem
Referrer-URL
technische Geräte- und Verbindungsinformationen
Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren und zuverlässigen Bereitstellung der Website und des Kundenportals, zur Gewährleistung der technischen Funktionsfähigkeit sowie zur Erkennung und Abwehr von Störungen und Angriffen.
Soweit die Verarbeitung zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und funktionsfähigen Internetauftritt erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Soweit Hostinger personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies nach Maßgabe der gesetzlichen Anforderungen an eine Auftragsverarbeitung.
4. Kontaktaufnahme per Kontaktformular oder E-Mail
Wenn Sie über das Kontaktformular unserer Website oder per E-Mail Kontakt mit uns aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur weiteren Kommunikation.
Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Name
Firma, Praxis oder Einrichtung
E-Mail-Adresse
Inhalt Ihrer Nachricht
weitere von Ihnen freiwillig übermittelte Angaben
Soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Bei sonstigen Anfragen erfolgt die Verarbeitung, soweit einschlägig, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sachgerechten Bearbeitung und Beantwortung der an uns gerichteten Kommunikation.
Die im Rahmen einer Kontaktaufnahme übermittelten Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung der Anfrage und eine sich daraus gegebenenfalls ergebende Geschäftsbeziehung erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
5. E-Mail-Kommunikation
Für unsere geschäftliche E-Mail-Kommunikation verwenden wir einen E-Mail-Dienst im Zusammenhang mit unserem Hosting bei Hostinger.
Wenn Sie uns eine E-Mail senden oder wir im Rahmen einer Anfrage, Geschäftsbeziehung oder der Nutzung des Kundenportals mit Ihnen per E-Mail kommunizieren, werden die hierfür erforderlichen Daten verarbeitet.
Hierzu können insbesondere gehören:
E-Mail-Adresse
Name
Unternehmen bzw. Einrichtung
Inhalt der Kommunikation
Datum und Uhrzeit der Kommunikation
technische Kommunikationsdaten
Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem jeweiligen Zweck der Kommunikation. Bei vertragsbezogener Kommunikation erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
6. MediFrist-Kundenportal
Wellmann-MediFrist stellt Kunden einen geschützten Kundenbereich zur Verfügung.
Das MediFrist-Kundenportal dient insbesondere der kundenbezogenen Verwaltung und Dokumentation von Geräten bzw. Medizinprodukten sowie der Darstellung von Prüfungen, Wartungen, Fristen und zugehörigen Dokumenten.
Eine öffentliche Selbstregistrierung für das Kundenportal ist nicht vorgesehen. Benutzerkonten werden von Wellmann-MediFrist für die jeweiligen Kunden eingerichtet.
Benutzerkonto und Zugang
Für die Einrichtung und Nutzung eines Kundenkontos werden insbesondere die dem jeweiligen Kunden zugeordnete E-Mail-Adresse und die für die Authentifizierung erforderlichen Zugangsinformationen verarbeitet.
Bei der Einrichtung eines Benutzerkontos erhält der Kunde ein Einmalpasswort an die von ihm mitgeteilte E-Mail-Adresse. Dieses dient dem erstmaligen Zugang zum Kundenportal und muss anschließend durch ein eigenes Passwort ersetzt werden.
Das Kundenportal verfügt außerdem über eine Funktion zum Zurücksetzen eines vergessenen Passworts. Hierfür kann die E-Mail-Adresse des Benutzerkontos angegeben werden. Sofern ein entsprechendes aktives Benutzerkonto vorhanden ist, kann ein zeitlich begrenzter Link zum Zurücksetzen des Passworts per E-Mail versendet werden.
Im Kundenportal verarbeitete Daten
Abhängig vom jeweiligen Kunden und den vereinbarten Leistungen können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Kunden- und Unternehmensdaten
Kundennummer
Firma, Praxis oder Einrichtung
Ansprechpartner
Anschrift
Telefonnummer
E-Mail-Adresse
Benutzerkonto und Zugangsberechtigung
Geräte- und Inventardaten
Inventarnummer
Gerätetyp
Hersteller und Modell
Seriennummer
Baujahr
Standort bzw. Raum
Gerätestatus
Prüf- und Wartungsarten
Prüf- und Wartungsintervalle
Termine und Fälligkeiten
Daten zu durchgeführten Prüfungen und Wartungen
Ergebnisse und Bemerkungen
Angaben zur Person, die eine Prüfung oder Wartung durchgeführt hat
Prüf- und Wartungshistorien
zugehörige Dokumente und PDF-Protokolle
Die Verarbeitung dient insbesondere der Bereitstellung des Kundenportals, der Verwaltung der Kundenbeziehung, der Zuordnung von Geräten zum jeweiligen Kunden, der Verwaltung und Überwachung von Prüf- und Wartungsfristen sowie der Dokumentation durchgeführter Prüfungen und Wartungen.
Soweit die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Soweit personenbezogene Daten aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen verarbeitet oder aufbewahrt werden müssen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Soweit darüber hinaus eine Verarbeitung für die sichere und ordnungsgemäße Bereitstellung und Verwaltung des Kundenportals erforderlich ist, kann sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Unser berechtigtes Interesse besteht insbesondere in der sicheren, zuverlässigen und nachvollziehbaren Bereitstellung des Kundenportals.
7. Prüf-, Wartungs- und Dokumentationsdaten
Im Rahmen unserer Leistungen können Daten über Geräte bzw. Medizinprodukte sowie deren Prüfungen und Wartungen verarbeitet werden.
Hierzu können insbesondere Geräte- und Inventardaten, Prüftermine, Wartungstermine, Fristen, Ergebnisse, Angaben zur Durchführung sowie Prüf- und Wartungsprotokolle gehören.
Diese Informationen können dem jeweiligen Kunden und Gerät zugeordnet und im MediFrist-Kundenportal bereitgestellt werden.
Prüf- und Wartungsprotokolle können als PDF-Dokumente hinterlegt werden. Diese Dokumente können abhängig von ihrem jeweiligen Inhalt auch personenbezogene Angaben enthalten, beispielsweise Namen von Personen, die eine Prüfung oder Wartung durchgeführt haben.
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Durchführung der vereinbarten Leistungen und zur Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Prüfungen und Wartungen.
Rechtsgrundlage ist, soweit einschlägig, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Dokumentations- oder Aufbewahrungspflichten bestehen, kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO beruhen.
8. Verarbeitung personenbezogener Mitarbeiterdaten und Unterweisungsnachweise im Kundenportal
Im Rahmen der vereinbarten Dienstleistungen bietet Wellmann-MediFrist seinen Geschäftskunden die Möglichkeit, personenbezogene Daten ihrer Beschäftigten sowie Dokumente über Geräteunterweisungen und Einweisungen im MediFrist-Kundenportal zu verwalten.
Diese Verarbeitung dient insbesondere der organisatorischen Unterstützung bei der Personal- und Gerätezuordnung, der Verwaltung von Unterweisungsnachweisen sowie der Dokumentation und Überprüfung entsprechender Unterlagen.
Kategorien personenbezogener Daten
Je nach vereinbartem Leistungsumfang können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Vor- und Nachname der Beschäftigten
Betriebliche Zuordnung, Abteilung oder Funktion
Zuordnung zu Geräten und Medizinprodukten
Datum und Art durchgeführter Einweisungen und Unterweisungen
Namen der unterweisenden oder einweisenden Personen
Unterweisungs- und Einweisungsnachweise
Unterschriften auf Dokumentationsnachweisen
Hochgeladene Dokumente und PDF-Dateien
Prüfvermerke zu vorhandenen Nachweisen
Hinweise auf fehlende, unvollständige oder überprüfungsbedürftige Dokumentationen
Organisation und Prüfung der Unterweisungsdokumentation
Wellmann-MediFrist kann im Rahmen der vereinbarten Dienstleistungen Mitarbeiterdaten erfassen, aktualisieren, Geräten zuordnen und Unterweisungsnachweise verwalten.
Darüber hinaus kann Wellmann-MediFrist vorhandene Nachweise auf Vollständigkeit, Plausibilität und erkennbare Unstimmigkeiten prüfen sowie den Geschäftskunden auf fehlende oder überprüfungsbedürftige Dokumentationen hinweisen.
Die abschließende Entscheidung über erforderliche Unterweisungen und die Umsetzung empfohlener Maßnahmen verbleibt beim jeweiligen Geschäftskunden, soweit gesetzlich zulässig und nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde.
Datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit und Auftragsverarbeitung
Soweit Wellmann-MediFrist personenbezogene Mitarbeiterdaten ausschließlich im Auftrag und nach dokumentierten Weisungen des jeweiligen Geschäftskunden verarbeitet, erfolgt diese Verarbeitung als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.
Der jeweilige Geschäftskunde ist in diesen Fällen datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Er bestimmt die Zwecke der Verarbeitung, legt die maßgeblichen Rechtsgrundlagen fest und ist grundsätzlich für die Erfüllung der datenschutzrechtlichen Informationspflichten gegenüber seinen Beschäftigten zuständig.
Wellmann-MediFrist verarbeitet die Daten im Rahmen der vertraglich vereinbarten Leistungen und der dokumentierten Weisungen des Geschäftskunden, soweit keine gesetzliche Verpflichtung zu einer abweichenden Verarbeitung besteht.
Die Einzelheiten der Auftragsverarbeitung, insbesondere zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen, der Einbindung weiterer Dienstleister sowie zur Rückgabe und Löschung personenbezogener Daten, werden in einem gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt.
Zugriff und Vertraulichkeit
Der Zugriff auf Mitarbeiterdaten und Unterweisungsnachweise ist auf berechtigte Personen zu beschränken.
Wellmann-MediFrist kann im erforderlichen Umfang auf die im Kundenportal hinterlegten Daten und Dokumente zugreifen, um die vereinbarten Verwaltungs-, Prüfungs- und Beratungsleistungen zu erbringen.
Die Verarbeitung erfolgt unter Beachtung der vereinbarten Vertraulichkeits- und Datenschutzanforderungen.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten
Die reguläre Mitarbeiter- und Unterweisungsverwaltung ist nicht für die Verarbeitung von Gesundheitsdaten oder anderen besonderen Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO vorgesehen.
Eine Verarbeitung solcher Daten setzt eine gesonderte Prüfung der rechtlichen und vertraglichen Voraussetzungen voraus.
Speicherung, Herausgabe und Löschung
Personenbezogene Mitarbeiterdaten und Unterweisungsnachweise werden im Rahmen der vereinbarten Dienstleistungen verarbeitet und gespeichert.
Soweit Wellmann-MediFrist als Auftragsverarbeiter handelt, richten sich Speicherdauer, Herausgabe und Löschung nach den dokumentierten Weisungen des Geschäftskunden und dem jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
Rechte der betroffenen Beschäftigten
Beschäftigte haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung.
Soweit Wellmann-MediFrist die Daten ausschließlich im Auftrag des jeweiligen Geschäftskunden verarbeitet, ist grundsätzlich dieser Geschäftskunde für die Bearbeitung entsprechender Anfragen verantwortlich.
Wellmann-MediFrist unterstützt den Geschäftskunden hierbei im gesetzlich und vertraglich vorgesehenen Umfang.
9. Vertragsabwicklung, Rechnungsstellung und Zahlung
Im Rahmen der Anbahnung und Durchführung von Geschäftsbeziehungen verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Kunden-, Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten.
Hierzu können insbesondere gehören:
Name bzw. Firma oder Einrichtung
Ansprechpartner
Rechnungsanschrift
Kundennummer
Angaben zu den erbrachten Leistungen
Rechnungsnummer
Rechnungsbetrag
Rechnungs- und Zahlungsdatum
Zahlungsstatus
die im Rahmen einer Banküberweisung übermittelten Zahlungsinformationen
Die Verarbeitung erfolgt zur Angebotserstellung, Vertragsabwicklung, Rechnungsstellung, Zahlungszuordnung und Buchhaltung.
Soweit die Verarbeitung für die Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Soweit wir aufgrund steuer-, handels- oder sonstiger gesetzlicher Vorschriften zur Verarbeitung oder Aufbewahrung bestimmter Unterlagen verpflichtet sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Die Bezahlung unserer Leistungen erfolgt per Banküberweisung. Online-Zahlungsdienste wie PayPal, Klarna oder vergleichbare Zahlungsanbieter werden derzeit nicht über unsere Website angeboten.
Im Rahmen einer Banküberweisung werden Zahlungsdaten zwischen den beteiligten Kreditinstituten verarbeitet. Welche Daten dabei verarbeitet werden, richtet sich insbesondere nach den Angaben im jeweiligen Zahlungsvorgang.
10. Cookies und technisch erforderliche Funktionen
Unsere Website und das MediFrist-Kundenportal können Cookies oder vergleichbare Technologien einsetzen, soweit diese für die Bereitstellung und grundlegende Funktion der Website oder des geschützten Kundenbereichs technisch erforderlich sind.
Hierzu können insbesondere Funktionen gehören, die für Anmeldung, Authentifizierung, Sitzungsverwaltung, Sicherheit und technische Bereitstellung des Kundenportals erforderlich sind.
Soweit für den Einsatz technisch nicht erforderlicher Cookies oder vergleichbarer Technologien eine Einwilligung gesetzlich erforderlich ist, werden diese erst nach Erteilung einer entsprechenden Einwilligung eingesetzt.
Nach dem derzeitigen Stand werden auf unserer Website keine Analyse- oder Werbetracking-Dienste wie Google Analytics oder Meta Pixel eingesetzt.
Sollten zukünftig Analyse-, Marketing- oder andere einwilligungspflichtige Technologien eingesetzt werden, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend angepasst und – soweit erforderlich – zuvor eine entsprechende Einwilligung eingeholt.
11. Werbung auf Facebook und Instagram
Wellmann-MediFrist kann auf den sozialen Netzwerken Facebook und Instagram Werbeanzeigen für seine Leistungen schalten.
Das bloße Schalten solcher Werbeanzeigen bedeutet nicht, dass auf unserer Website automatisch Tracking-Technologien von Meta eingesetzt werden.
Auf unserer Website wird derzeit kein Meta Pixel zur Nachverfolgung von Websitebesuchern aufgrund von Facebook- oder Instagram-Werbung eingesetzt.
Wenn Sie Facebook oder Instagram nutzen oder dort mit einer Werbeanzeige von Wellmann-MediFrist interagieren, kann der jeweilige Plattformbetreiber personenbezogene Daten nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen verarbeiten. Auf diese Datenverarbeitung durch den jeweiligen Plattformbetreiber haben wir nur im Rahmen der dort bereitgestellten Funktionen Einfluss.
Sollten zukünftig Meta Pixel, Conversion-Tracking oder vergleichbare Technologien auf unserer Website eingesetzt werden, werden wir die datenschutzrechtlichen Informationen und gegebenenfalls die Einwilligungsverwaltung vor deren Einsatz entsprechend anpassen.
12. Weitergabe personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur weitergegeben, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht.
Eine Verarbeitung durch technische oder sonstige Dienstleister kann insbesondere erfolgen, soweit dies für den Betrieb unserer Website, des Kundenportals, die E-Mail-Kommunikation, die Vertragsabwicklung, Rechnungsstellung oder Buchhaltung erforderlich ist.
Hierzu kann insbesondere unser Hosting- und E-Mail-Dienstleister Hostinger gehören.
Im Rahmen von Banküberweisungen werden die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Informationen durch die beteiligten Kreditinstitute verarbeitet.
Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt deren Einsatz nach Maßgabe der gesetzlichen Anforderungen an eine Auftragsverarbeitung.
Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt insbesondere dann, wenn sie zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht, eine Einwilligung vorliegt oder eine andere gesetzliche Rechtsgrundlage besteht.
13. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Daten eines Kundenkontos und die damit verbundenen Informationen werden grundsätzlich für die Dauer der Geschäfts- bzw. Vertragsbeziehung verarbeitet, soweit sie für die Bereitstellung des Kundenportals und die vereinbarten Leistungen erforderlich sind.
Rechnungs-, Buchungs- und Geschäftsunterlagen werden entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.
Nach Wegfall des jeweiligen Verarbeitungszwecks werden personenbezogene Daten gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen Rechtsgrundlagen eine weitere Speicherung erfordern.
14. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unberechtigtem Zugriff und sonstiger unzulässiger Verarbeitung zu schützen.
Der Zugang zum MediFrist-Kundenportal ist durch eine Authentifizierung geschützt.
Auch unser Hosting-Anbieter setzt technische Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz seiner Infrastruktur ein.
Trotz angemessener Sicherheitsmaßnahmen kann bei der Datenübertragung über das Internet kein absoluter Schutz gewährleistet werden.
15. Ihre Rechte
Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, stehen Ihnen insbesondere folgende Rechte zu:
Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen gemäß Art. 21 DSGVO
Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie eine erteilte Einwilligung grundsätzlich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an uns wenden:
E-Mail: info@wellmann-medifrist.de
16. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstößt.
Das Beschwerderecht besteht insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.
17. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet im Rahmen der beschriebenen Website- und Kundenportalnutzung derzeit nicht statt.
18. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich die von uns eingesetzten Dienste, die Art der Datenverarbeitung oder die rechtlichen Anforderungen ändern.
Stand: Oktober 2026